Mitarbeiterin / Mitarbeiter Administration 50-60%

DKF Operations / Departementssekretariat

Das Universitätsspital Basel nimmt eine führende Rolle in der (inter-)nationalen Medizin- und Forschungslandschaft ein. Unser Campus im Herzen der Stadt Basel steht für Innovationskraft, Weiterentwicklungsmöglichkeiten und interdisziplinäre Zusammenarbeit.

01.11.2026

Petersgraben 4, 4031 Basel

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Wer beim Unispital Basel arbeitet, profitiert von attraktiven Arbeitsbedingungen und vielen Vorteilen.

Ihre Benefits am USB

Attraktive Lohnpolitik und hervorragende Sozialleistungen
Vergünstigungen in den Bereichen Shopping, Sport und Freizeit
Unterstützung bei Umzug und Wohnungssuche
25 Ferientage plus 5 ebenfalls freie Flexitage
Unterstützung bei Fort- und Weiterbildungen und Karriereplanung
Campus im Herzen Basels und im Dreiländereck
Umfassende Kinderbetreuungsmöglichkeiten
Kostenloses Sport- und Bewegungsprogramm

Das können Sie bewegen

Unterstützung bei Arbeitsverträgen, Pensumsänderungen und Austritten gemäss bestehenden Checklisten

Pflege und Aktualisierung der Zeit- und Abwesenheitsdaten inklusive der Durchführung der monatlichen Abschlüsse
Planung und organisatorische Vorbereitung von Teammeetings, Kaderretraiten, departementalen Veranstaltungen und Teamevents
Unterstützung bei der Erstellung und Bearbeitung von Rechnungen sowie bei der Kontierung und administrativen Prüfung eingehender Rechnungen.
Mitwirkung bei finanziellen Auswertungen und bei administrativen Aufgaben im Rahmen der Monatsabschlüsse
Ansprechperson für allgemeine administrative Mitarbeitendenanliegen

Das bringen Sie mit

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Berufserfahrung in der Administration und Koordination

Erfahrung in der selbstständigen Bearbeitung administrativer Aufgaben sowie im Terminmanagement
Sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrung mit Personal-, Zeitmanagement- oder ERP-Systemen von Vorteil
Strukturierte, zuverlässige und dienstleistungsorientierte Arbeitsweise sowie ein gutes Gespür für Fristen und Prioritäten
Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen und an der Unterstützung eines departementalen Management Office
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse

Arbeitsort

Im Universitätsspital arbeiten wir gemeinsam an pflegerischen und medizinischen Qualitäts- und Forschungsprojekten - immer mit dem Ziel, Patienten die beste zur Verfügung stehende Behandlung und Betreuung zu kommen zu lassen und die Patientensicherheit zu verbessern.

Angelika Lehmann
Stationsleitung Intensivstation

Das USB ist ein super Arbeitgeber – nicht zuletzt dank den vielen Benefits, von denen wir Mitarbeitenden profitieren. Ich denke da konkret etwa an das grosse Sportangebot, die Kantine und auch an die Vergütung. Das und mehr macht das USB zu einem mitarbeiterfreundlichen Ort.

Christian Emsden
Pflegeexperte Intensivstation

Ich habe mich bewusst für ein Universitätsspital entschieden, weil ich hier auf schwierige und komplexe Krankheitsfälle treffe. In kleineren Spitälern werden Patientinnen und Patienten mit schwierigen Krankheitsverläufen oftmals verlegt. Hier am Unispital können wir fast alles behandeln.

Nicole Roth
Expertin in Intensivpflege NDS HF

Zu jeder Zeit sind Babypause und Teilzeitarbeit absolut möglich. Das ist gerade in einem chirurgischen Fach nicht überall so. In unserem Team wurden und werden einem dadurch keine Steine in den Weg gelegt. Unser Chef ist sehr daran interessiert, mehr Frauen im Team zu haben, auf allen Stufen, auch auf Führungsebene.

Dr. Antje Feicke
Kaderärztin Urologie

Wichtig ist, dass hier alle Mitarbeitenden völlig unabhängig von ihrem Arbeitspensum spannende Möglichkeiten für ihre Zukunft erhalten – das leben sowohl ich wie auch meine Vorgesetzten jeden Tag vor. Das Wechselspiel zwischen Job und Familie ist sehr bereichernd.

Britta Lünenborg
Stationsleiterin Innere Medizin

Das Arbeitsklima ist hervorragend und ich bin umgeben von motivierten und humorvollen Mitarbeitenden. Es gibt immer was zum herzhaft Lachen.

Jasmine Joseph
Controllerin

Im Umfeld des USB und der Medizinischen Fakultät gibt es tolle Möglichkeiten, was Forschung betrifft – ich kann hier auf sehr hohem Niveau meinen Interessen nachgehen.

Prof. mult. Florian M. Thieringer
MHBA , Chefarzt / Co-Leiter 3D-Print Lab

Wir sind am Puls technischer Innovation: Wir arbeiten mit den modernsten Geräten und lernen immer wieder neue Systeme kennen – das fasziniert mich.

Aurore Jordan
Radiologiefachfrau MTRA Interventionelle Radiologie

Es ist aussergewöhnlich, wie interdisziplinär wir hier zusammenarbeiten, auch zwischen den einzelnen Kliniken. Das geschieht so nicht an vielen Orten.

Prof. Elisabeth Artemis Kappos
Kaderärztin Plastische, Rekonstruktive, Ästhetische u. Handchirurgie, Mitglied Tumorzentrum

Ich bin stolz am USB zu arbeiten. Ich habe während meiner Zeit am USB eine grosse Unterstützung – auch finanziell – erfahren, ohne die ich meine Karriere niemals hätte machen können. Dafür bin ich sehr dankbar.

Thomas Dreher-Hummel
Pflegeexperte APN (Advanced Practice Nurse)

Weitere Auskünfte

Salvatore Proto
Project and Contract Manager / Leiter Management Office

+41 61 328 59 54

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung

Monique Imhof
HR Beraterin

+41 61 265 32 90

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Unser Bewerbungsprozess

Unterlagen einreichen
Laden Sie Ihre vollständigen Unterlagen online über unser Stellenportal hoch. Sie erhalten anschliessend eine Bestätigungs-E-Mail – wir prüfen Ihre Unterlagen so schnell wie möglich.
Einladung zum Erstgespräch
Falls Sie den Kriterien der Stelle entsprechen, laden wir Sie zum Gespräch (vor Ort oder virtuell) ein – das gegenseitige Kennenlernen dauert 45–60 Min.
Follow-Up: Das Zweitgespräch
Sie haben uns überzeugt – wir möchten mehr über Sie wissen. Beim zweiten Termin erhalten Sie detailliertere Infos zur ausgeschriebenen Stelle und können all Ihre Fragen stellen. Der weitere Ablauf des Zweittermins hängt von der ausgeschriebenen Stelle ab.
Die Entscheidung
Nach dem zweiten Gespräch geben wir Ihnen so schnell wie möglich Bescheid. Falls wir Sie auch von uns überzeugen konnten, erhalten Sie anschliessend Ihren Arbeitsvertrag zugeschickt.

Falls wir Ihnen eine Absage erteilen müssen, Ihr Profil uns aber interessiert: Wir nehmen Sie gerne in unseren Talent Pool auf und kontaktieren Sie, sobald eine passende Stelle frei wird.
Kennen Sie unsere Social-Media-Kanäle? Dort lernen Sie den Arbeitsalltag am USB kennen – und können sich so noch besser auf Ihr Interview vorbereiten.
Wir freuen uns auch über Bewerbungen aus dem Ausland. Gute Deutschkenntnisse setzen wir natürlich voraus. Mehr Infos finden Sie hier.
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Über das USB

Es gibt viele Gründe, zu uns zu kommen: Am USB arbeiten heisst in erster Linie, Teil eines engagierten Teams aus über 7500 Mitarbeitenden aus rund 90 Nationen zu sein. Unser lebhafter Alltag ist geprägt von zukunftsweisender Forschung, Spitzenmedizin und Wissenstransfer auf höchstem Niveau. Dazu kommen eine moderne Unternehmenskultur, Inter-disziplinarität, inspirierende Innovationskraft und vielseitige Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten.

Möchten Sie mit uns das Spital der Zukunft gestalten? Dann werden Sie Teil von uns! #TeamUSB

Das DKF Management Office unterstützt die administrativen und organisatorischen Abläufe des Departements Klinische Forschung. Zur Ergänzung unseres Teams suchen wir eine zuverlässige und strukturierte Persönlichkeit, die administrative Prozesse selbstständig bearbeitet, Termine koordiniert und mit einem guten Blick für Fristen und Prioritäten zum reibungslosen Tagesgeschäft beiträgt.